Delegar en tus adjuntos. ¿Cómo hacerlo?

En una oficina de farmacia hay multitud de tareas que absorben el tiempo del farmacéutico; además de la necesaria atención al paciente se suman otras obligaciones como atender a los comerciales, revisión de facturas, emisión de pedidos, gestiones de tipo administrativo o tareas aún más complejas como la atención farmacéutica y la formulación magistral, por no hablar de nuevas  responsabilidades que han aparecido en los último años como la gestión de redes sociales o el e-commerce, que consumen una enorme cantidad de tiempo. Es materialmente imposible para una sola persona, por muy activa y capaz que esta sea, abarcar esta enorme cantidad de tareas y a realizarlas todas con eficacia. Esta carga de trabajo a menudo te impide centrarte en aquello que realmente de llena y te apasiona de tu trabajo. Hay que asumir que no puedes controlarlo todo y vencer nuestro ego que nos hace pensar que “nadie puede hacerlo tan bien como yo”.  La solución pasa por aprender a delegar en nuestro personal adjunto.

¿QUÉ VENTANJAS OBTENDRÉ?

Las ventajas no serán sólo para el titular sino también para el farmacéutico adjunto en el que se delega y para toda la farmacia en general. Involucrar a otras personas en la buena marcha de la farmacia, otorgarles más autonomía y libertad, aumenta su motivación, la confianza en sí mismos y en definitiva el engagement del equipo con la empresa.

• Más tiempo disponible para que le dediques a lo que verdaderamente te gusta.
• Mejora el rendimiento.
• Ahorro de tiempo.
• Disminución del número de tareas rutinarias.
• Mejora las habilidades de tu equipo.
• Aumentas la motivación de tu personal.

¿QUÉ TAREAS PUEDO DELEGAR?

Examina aquellas tareas que sólo tú puedes llevar a cabo y piensa en cuáles podrían ser realizadas por otros miembros del equipo de la farmacia. Casi cualquier tarea que realices podrá ser delegada, pero debes vencer el miedo al mal trabajo y a reconocer el mérito a los demás. No esperes a que los demás se ofrezcan a ayudarte con tus tareas, debes ser tú el que lleve la iniciativa.

¿CÓMO HACERLO CORRECTAMENTE?

Cuando tomes la decisión de delegar has de hacerlo con garantías de que el trabajo se va a seguir haciendo correctamente, que delegues una tarea no significa necesariamente que delegues ni el objetivo final de ésta ni el procedimiento. Para ello es necesario establecer mecanismos de control que te permitan seguir fácilmente las tareas que has delegado. Crear una “rutina de verificación” a través de un cuadro de control, plasmado en un documento Word/Excell, te ayudará a saber si todo marcha bien y a corregir las posibles desviaciones que se presenten.

• Define bien la tarea a realizar (mejor por escrito).
• Selecciona a la persona adecuada en base a sus habilidades.
• Da los recursos y la autoridad necesaria.
• Evalúa regularmente los resultados.
• Reconoce el trabajo bien hecho.
• Ten paciencia (no todo sale bien a la primera).

¿QUÉ TAREAS NO DEBERÍAS DELEGAR?

No todas las tareas podrán ser delegadas puesto que hay algunas que deben seguir siendo responsabilidad exclusiva del farmacéutico titular. Siempre está bien pedir el consejo y la opinión del resto de miembros de tu equipo pero ciertas decisiones, para bien y para mal, deberían ser sólo responsabilidad del farmacéutico titular. Entre ellas destacaría:

• Plan estratégico de la farmacia.
• Contratación/despidos de personal.
• Elaboración de procedimientos internos de trabajo.
• Selección de proveedores.
• Fijación de precios y márgenes comerciales.

¿Y SI ALGO NO VA BIEN?

Si tras un tiempo prudencial de adaptación observaras que la responsabilidad delegada no está siendo bien realizada deberás tomar la decisión de cambiar a la persona que habías seleccionado. No desesperes y recuerda que no a todos se nos tienen porque dar bien las mismas cosas.  Suele decirse que “se delegan las tareas, pero no las responsabilidades”, de modo que si algo no va bien la responsabilidad será también tuya.

¿PONEMOS UN EJEMPLO PRÁCTICO?

Imaginemos una farmacia en la que el titular es una persona a la que no lo gusta demasiado el mundo de la dermocosmética y que en esa misma farmacia haya un adjunto/a que domine el tema y se sienta cómodo trabajando con estos productos. ¿No sería beneficioso para toda la farmacia delegar en esta persona la gestión de esta categoría? Podríamos delegar en ella las compras, la creación de promociones y la supervisión de la buena marcha de las ventas. Incluso sería beneficioso la fijación de incentivos por objetivos alcanzados. Obviamente el titular no puede desentenderse completamente, para ello establecerá unos mecanismos de control como podrían ser la revisión del stock de productos (para evitar que se compre demasiado), cuantificar el total de ventas que está teniendo esa categoría cuya gestión hemos delegado (ver si mejora o disminuye) o la rotación de ciertos productos clave que puede servir como indicador de la buena marcha de las ventas.

“El líder capaz, entrena a su suplente, al cual puede delegar a voluntad cualquier detalle de su posición. Sólo de esta manera un líder se multiplica y se prepara para estar en muchos lugares y dar atención a muchas cosas al mismo tiempo.”

Napoleon Hill

Post publicado originalmente en la web Diactual, plataforma integrada en La Farmacia Hoy.