Seguro que conoces y has gestionado hojas de Excel. Cuanto menos, sabes localizar las celdas y moverte por el entorno de filas y columnas para almacenar, buscar y calcular datos. Hoy queremos traerte algunas funciones y consejos interesantes que van más allá de las clásicas de CONTAR o SUMAR datos, y que pueden resultarte útil para manejar con más solvencia tus archivos Excel y ayudarte en la gestión de tu farmacia.
Cambiar el formato de las celdas
Una de las primeras nociones que has de tener en cuenta cuando empiezas a trabajar con Excel es que no todas las celdas contienen el mismo tipo de valor. El software no leerá ni interpretará de la misma forma una celda con un valor numérico que una celda con una cadena de caracteres (lo que en román paladino viene a ser una palabra o grupo de palabras). Y, como es lógico, habrá funciones específicas que sólo operarán correctamente con determinados tipos de valores.
Para identificar cuál es el formato de una celda, no basta con ver su valor (ya que puede contener un número pero estar configurado como texto). Es sencillo, sólo tienes que seleccionar la celda o grupo de celdas para las que quieras consultar o modificar el formato, hacer clic derecho y en el desplegable hacer clic en la opción ‘Formato de celdas’.
- Número. Para indicar, por ejemplo, stock de una determinada referencia.
- Texto. Para indicar nombres de productos, de empleados, etc.
- Fecha. Para indicar vencimientos, fechas de vacaciones, etc.
- Porcentaje. Por ejemplo, para indicar el nivel de cumplimiento de objetivos.
- Contabilidad. Para indicar cantidades de dinero (ingresos, ventas, etc.).
En este enlace de Microsoft, puedes profundizar en los distintos tipos de valores.
Cálculo de máximo, mínimo y media
Estas funciones te interesan, bien seas una calculadora humana o tengas una relación complicada con las matemáticas y la estadística. Detectar el máximo, el mínimo y la media de una serie de registros numéricos puede ser muy útil, especialmente si hablamos de cientos o miles de datos. Pongamos, por ejemplo, que quieres detectar el ticket medio de una serie de compras, el ticket más alto y el ticket más bajo. Estas funciones te ayudarán en esta labor:
- Valor máximo. =MAX(XX:XX) siendo XX:XX el rango de celdas en las que calcular el valor.
- Valor mínimo. =MIN(XX:XX) siendo XX:XX el rango de celdas en las que calcular el valor.
Media aritmética. =PROMEDIO(XX:XX) siendo XX:XX el rango de celdas en las que calcular el valor.
Copiar valores o fórmulas
En ocasiones, querremos copiar datos de una tabla a otra e incluso de una hoja a otra. Cuando copiamos las celdas, es importante decidir si lo que queremos es copiar los valores de esas celdas (es decir, su contenido visible), o sus funciones (las fórmulas que contienen).
- Copiar valores. Si lo que queremos es copiar los valores obtenidos por unas fórmulas (por ejemplo, en el caso anterior, el máximo, mínimo y media), una vez hayamos copiado el rango y nos hayamos situado en la posición en la que queramos pegar las celdas, deberemos pulsar botón derecho y seleccionar el icono de valores (imagen de abajo).
- Copiar fórmulas. Si, por el contrario, lo que queremos es llevarnos la fórmula que hemos aplicado en un determinado rango para aplicarla a otro conjunto de valores, nos interesará copiar las fórmulas. Para ello, deberemos pulsar botón derecho y seleccionar el icono de fórmula (imagen de abajo).
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