Temas Destacados

3 consejos básicos de Excel para gestionar mejor tu farmacia

Por miércoles, mayo 26, 2021 Sin Comentarios
consejos excel farmacia

Seguro que conoces y has gestionado hojas de Excel. Cuanto menos, sabes localizar las celdas y moverte por el entorno de filas y columnas para almacenar, buscar y calcular datos. Hoy queremos traerte algunas funciones y consejos interesantes que van más allá de las clásicas de CONTAR o SUMAR datos, y que pueden resultarte útil para manejar con más solvencia tus archivos Excel y ayudarte en la gestión de tu farmacia.

Cambiar el formato de las celdas

Una de las primeras nociones que has de tener en cuenta cuando empiezas a trabajar con Excel es que no todas las celdas contienen el mismo tipo de valor. El software no leerá ni interpretará de la misma forma una celda con un valor numérico que una celda con una cadena de caracteres (lo que en román paladino viene a ser una palabra o grupo de palabras). Y, como es lógico, habrá funciones específicas que sólo operarán correctamente con determinados tipos de valores.

Para identificar cuál es el formato de una celda, no basta con ver su valor (ya que puede contener un número pero estar configurado como texto). Es sencillo, sólo tienes que seleccionar la celda o grupo de celdas para las que quieras consultar o modificar el formato, hacer clic derecho y en el desplegable hacer clic en la opción ‘Formato de celdas’.

Una vez en el menú, tendrás a tu disposición un amplio abanico de formatos, pero no es necesario que conozcas todos. Los más habituales (y los que te resultarán más útiles en la gestión de la farmacia) son:

  • Número. Para indicar, por ejemplo, stock de una determinada referencia.
  • Texto. Para indicar nombres de productos, de empleados, etc.
  • Fecha. Para indicar vencimientos, fechas de vacaciones, etc.
  • Porcentaje. Por ejemplo, para indicar el nivel de cumplimiento de objetivos.
  • Contabilidad. Para indicar cantidades de dinero (ingresos, ventas, etc.).

En este enlace de Microsoft, puedes profundizar en los distintos tipos de valores.

Cálculo de máximo, mínimo y media

Estas funciones te interesan, bien seas una calculadora humana o tengas una relación complicada con las matemáticas y la estadística. Detectar el máximo, el mínimo y la media de una serie de registros numéricos puede ser muy útil, especialmente si hablamos de cientos o miles de datos. Pongamos, por ejemplo, que quieres detectar el ticket medio de una serie de compras, el ticket más alto y el ticket más bajo. Estas funciones te ayudarán en esta labor:

  • Valor máximo. =MAX(XX:XX) siendo XX:XX el rango de celdas en las que calcular el valor.
  • Valor mínimo. =MIN(XX:XX) siendo XX:XX el rango de celdas en las que calcular el valor.

Media aritmética. =PROMEDIO(XX:XX) siendo XX:XX el rango de celdas en las que calcular el valor.

Copiar valores o fórmulas

En ocasiones, querremos copiar datos de una tabla a otra e incluso de una hoja a otra. Cuando copiamos las celdas, es importante decidir si lo que queremos es copiar los valores de esas celdas (es decir, su contenido visible), o sus funciones (las fórmulas que contienen).

  • Copiar valores. Si lo que queremos es copiar los valores obtenidos por unas fórmulas (por ejemplo, en el caso anterior, el máximo, mínimo y media), una vez hayamos copiado el rango y nos hayamos situado en la posición en la que queramos pegar las celdas, deberemos pulsar botón derecho y seleccionar el icono de valores (imagen de abajo).

  • Copiar fórmulas. Si, por el contrario, lo que queremos es llevarnos la fórmula que hemos aplicado en un determinado rango para aplicarla a otro conjunto de valores, nos interesará copiar las fórmulas. Para ello, deberemos pulsar botón derecho y seleccionar el icono de fórmula (imagen de abajo).

Estos son sólo algunos consejos y funciones básicas para moverte por Excel; una pequeñísima muestra de todo el potencial que contiene esta herramienta para ayudarte en el control de las actividades y rendimiento de tu oficina farmacia, independientemente de si tienes un software específico para la gestión de farmacias.

Si quieres profundizar más en Excel y en cómo esta herramienta puede ayudarte en el día a día de tu botica, te recomendamos inscribirte a nuestro Curso de Excel para la Gestión de la Oficina de Farmacia, dividido en tres niveles para adaptarse a tus conocimientos y necesidades.

La información que está a punto de visualizar está dirigida únicamente a los profesionales sanitarios aptos para prescribir o dispensar medicamentos. La correcta utilización de su contenido requiere de formación como profesional sanitario.

Debe hacer clic en Aceptar para confirmar que es usted profesional de la salud y continuar con la navegación.

ACEPTAR

¿Desea recibir información
de FAES FARMA?







Farmacovigilancia y Calidad

900 460 153

Email: atencioncliente@faesfarma.com
Si quieres contactar con FAES FARMA

Farmacovigilancia

Tel.: +34 914 680 800
Fax: +34 914 685 934
Email: drugsafety@faes.es
Si quieres comunicar alguna Reacción Adversa

Atención Técnica Web

902 760 377

Email: webmaster@faesfarma.com
Para cuestiones relacionadas con nuestra web

Contacta con nosotros

He leído y acepto la Política de Privacidad.