Gestionar una oficina de farmacia es algo muy complejo, y dominar una herramienta ofimática de gran versatilidad como Excel se antoja fundamental para optimizar la organización. Como cualquier trabajo, si se afronta sin planificación ni previsión puede tornarse en una odisea, pero si se organiza bien y se divide adecuadamente en tareas y subtareas, la gestión será mucho más fácil y eficiente. La gran ventaja de esta herramienta es que te permite controlar de manera intuitiva muchas de esas tareas, sobre todo aquellas que implican cifras, volúmenes o cantidades.

La labor principal de un profesional de farmacia comunitaria debe estar vinculada a la salud y seguridad de los pacientes que a la gestión; por lo tanto, lo que debe buscar en una herramienta o programa informático es que le facilite la vida y le libere de horas para poder dedicarlas al paciente. ¿En qué tipo de tareas puede un buen dominio de Excel facilitar la vida al farmacéutico comunitario?

• Gestionar horarios. Un buen control de la herramienta te permitirá compaginar los horarios de la farmacia con los del equipo, y cuadrarlo de manera que se atiendan de manera efectiva los máximos picos de afluencia de clientes.
• Contabilidad de la farmacia. Cualquier negocio necesita de una buena gestión financiera y, aunque hay herramientas más específicas orientadas la contabilidad, un dominio de Excel te puede resultar vital.
• Control de tesorería. Una farmacia que no tiene liquidez para seguir existiendo no podrá dedicarse a su función primaria: atender a las necesidades de acceso a medicamentos de los pacientes. Controlar la tesorería y anticiparse a problemas de liquidez será más fácil si controlas las hojas de cálculo.
• Te ayudará a organizar presupuestos y costes de proveedores, así como a calcular y gestionar ingresos reales y potenciales.
• Te permitirá llevar un control exhaustivo de las existencias, productos disponibles, así como sus volúmenes y precios.
• Control de vencimientos de medicamentos. En una farmacia resulta de máxima importancia mantener una vigilancia extrema de las fechas de caducidad de los fármacos y productos sanitarios.
• Plan de marketing. Dibujar la estrategia de marketing y sus costes asociados será muchísimo más eficiente si se sabe exprimir todo el potencial a Excel.
• Cálculo de objetivos. De igual manera que te ayudará a planear la estrategia en sus fases iniciales, te resultará aún más importante a la hora de conocer con la máxima precisión posible el rendimiento y rentabilidad de las distintas acciones de la farmacia, respecto a las metas marcadas.
• Cualquier ítem que queramos controlar en nuestra farmacia, como gestión de servicios farmacéuticos, registro de reacciones adversas para trasladar a Farmacovigilancia o cualquier otra tarea que queramos gestionar de manera más eficiente.

¿Pero es necesario que sepa Excel si tengo un programa para la gestión de la farmacia?

Aunque dispongas de un software específico para llevar tu farmacia (lo cual es muy recomendable), el conocimiento nunca está de más, y dominar las hojas de cálculo precisamente te ayudará a sacar un mayor partido a todas estas herramientas. Todos los programas y software de gestión de la Oficina de Farmacia (tales como Farmatic, Unycop, Nixfarma,…) exportan los datos en XLS (formato nativo de Excel) para poder trabajar con ellos.

Se trata de una herramienta extremadamente versátil que va más allá de una hoja para calcular sumas y restas. Nos permite ordenar, buscar, verificar, filtrar y comparar todo tipo de datos, además de disponer de un buen motor de visualización para transformar los datos en gráficos de todo tipo (lineares, de columna, circulares, de barra, de área, de dispersión, mixtos…), y así tener una visión mucho más clara de los diferentes aspectos del negocio.

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