Ya hemos repasado anteriormente algunas funciones básicas que pueden ayudarte a recortar tiempo en algunas tareas mecánicas de gestión de información en el ecosistema de filas y columnas de un fichero de Excel. Hoy queremos hablarte de una de las funcionalidades más utilizadas en esta herramienta, y que pueden ayudarte a añadir una nueva dimensión de control sobre tus datos: las tablas dinámicas.

Gestionar una oficina de farmacia implica manejar mucha información a diario, una elevada cantidad de valores tanto numéricos como nominales para ordenar y visualizar de forma clara y ordenada las distintas dimensiones de la botica: existencias, vencimientos, transacciones, equipo, horarios, tesorería… Es un gran volumen de datos que  no cesa de crecer a diario, con la actividad rutinaria de la oficina de farmacia. Por todo ello, sabemos que un buen manejo de la herramienta Excel puede suponer muchas horas de diferencia a la hora de afrontar una gestión y lectura correctas de todo este universo informativo.

¿Qué son las tablas dinámicas y cómo se crean?

Las tablas dinámicas pueden ayudarte a visualizar, ordenar y gestionar de forma mucho más clara la información que tengas guardada en tu libro de Excel. Crearlas es muy sencillo. Sólo tienes que disponer de la información agrupada en forma de tabla, seleccionar las celdas que quieres que se tengan en cuenta en tu tabla dinámica (lo que se denomina “rango”), y hacer clic en ‘Tabla dinámica’ desde la cinta de opciones ‘INSERTAR’. Una vez creada, podrás editarla y manejar la información a tu antojo, insertando campos en los grupo ‘FILAS’, ‘COLUMNAS’, ‘FILTROS’ y ‘VALORES’.

Pero, ¿qué son las tablas dinámicas y cómo pueden ayudarte? En realidad, no es más que una forma sencilla de reorganizar la información guardada en forma de tabla en una hoja de Excel, para poder resumirla, ordenarla, filtrarla y visualizarla con una mayor eficiencia.

• Pongamos que tienes una tabla de transacciones, con veinte campos (columnas), pero ahora mismo sólo te interesa ver la cantidad de unidades vendidas por cada categoría. En este caso podrías seleccionar el campo ‘CATEGORÍA’ en filas, y añadir la Suma de ‘UNIDADES’ como valor. Si además quisieras visualizarlo según calendario, podrías añadir el campo ‘MES’ en columnas.
• Si quisieras ordenar una tabla de lotes por sus fechas de vencimiento, bastaría con añadir el campo ‘VENCIMIENTO’ como fila.
• Siguiendo el caso anterior, podrías añadir el filtro ‘CATEGORÍA’ para ver el vencimiento de los productos de una categoría definida.
• La creación de gráficos dinámicos, a partir de tablas dinámicas, te permitirá crear y editar gráficos de todo tipo para visualizar la información a golpe de vista; por ejemplo, el porcentaje de ventas por cada categoría en un período de terminado.

En definitiva, se trata de una herramienta de análisis de datos que permite sintetizar la información existente en muchas filas y columnas de diversas formas para extraer conclusiones y conocimiento. de forma ágil y sencilla.

Para profundizar más en el uso de las tablas dinámicas y en otras funcionalidades, te recomendamos visitar nuestro Curso de Excel para la Gestión de la Oficina de Farmacia.